Adatkezelési tájékoztató

Ki kezeli az adataidat

Az Apex Chatbot szolgáltatást Tokár Ádám egyéni vállalkozó üzemelteti. Székhely: 5700 Gyula, Szőlős utca 4/1. Nyilvántartási szám: 62232744. Adószám: 92003747-1-24. Kapcsolat: adam@apexchatbot.com. Az alábbi személyes adatok tekintetében ő az adatkezelő.

Milyen adatokat kezelünk

Fiókadatok: név, e-mail cím, cégnév, weboldal cím, telefonszám, és az onboarding során megadott tudásbázis-szöveg.

Opcionális közösségi bejelentkezés: ha kifejezetten a Google- vagy GitHub-gombbal folytatod, megkapjuk a szolgáltató által átadott alap fiókazonosítót, e-mail címet, nevet és profilképet. Kizárólag a hitelesítéshez szükséges OpenID-, e-mail- és profilhozzáférést kérjük; a szolgáltatói tokennel nem férünk hozzá fájlokhoz, repositorykhoz, névjegyekhez vagy más szolgáltatásokhoz.

Chatbot-beszélgetések: a weboldalad látogatói és a chatbotod közötti üzenetek, beleértve a látogató által önként megadott elérhetőségeket (e-mail, telefon).

Számlázási adatok: Stripe ügyfél-azonosító és előfizetési státusz. A bankkártya-adatokat a Stripe kezeli, a szervereinkre nem kerülnek.

Weboldal-tartalom: az általad megadott weboldal nyilvános oldalait rendszeresen beolvassuk, hogy a chatbotod friss információkkal válaszolhasson.

Opcionális belső analitika: analitikai hozzájárulás után rögzítjük a meglátogatott oldalt, az első érkezési oldalt, a hivatkozó domainjét és útvonalát, az UTM kampányparamétereket, a munkamenet-azonosítót, a hosztingszolgáltató által megadott országot és régiót, valamint az eszköz és böngésző tág kategóriáját. Nyers IP-címet nem tárolunk, és nem készítünk böngésző-ujjlenyomatot.

Opcionális terméktippek és ajánlatok: csak akkor küldjük, ha ezt a külön beállítást kifejezetten bekapcsolod a fiókodban. A fiók e-mail címét, az aktuális beállítást, annak forrását és a tiszteletben tartásához szükséges időpontokat kezeljük. A beállítás a Számlázás oldalon vagy egy promóciós e-mail egykattintásos leiratkozási linkjén bármikor kikapcsolható; a fiók-, biztonsági-, számlázási- és beállítási üzenetek ettől elkülönülnek.

Aktív demóhasználat: ha szándékosan elindítasz egy nyilvános chatbot-, support-, böngészős voice- vagy igazolt visszahívásos demót, rögzítjük a demó típusát, az aktuális és első érkezési oldalt, egy véletlen munkamenet-azonosítót, a hivatkozó hosztot, a kampányparamétereket, a hosztingszolgáltató által megadott országot és régiót, az eszköz és böngésző tág kategóriáját, a válasz nyelvét, valamint azt, hogy a demó elindult, befejeződött vagy hibára futott. A szöveges chat- és support-demóknál a beszélgetés szövegét is megőrizzük, hogy az üzemeltető ellenőrizhesse a válasz minőségét és megérthesse a kért segítséget. Analitikai hozzájárulás esetén a demó összekapcsolható az engedélyezett oldalútvonallal és a névvel ellátott funnellépésekkel. Ebben a demónaplóban nem tárolunk nyers IP-címet, nem készítünk böngésző-ujjlenyomatot, és nem következtetünk nem megfigyelt kilépési okra.

Voice demók: a böngészős hangot a Vapi valós időben dolgozza fel, az Apex nem készít róla felvételt. Az opcionális telefonos visszahívás előtt a Telnyx SMS-kóddal igazolja a szám tulajdonjogát; a kért hívás teljesítéséhez és a visszaélések megelőzéséhez tároljuk az igazolt számot, a kérés IP-címét, a kérést indító oldalt, a kampányforrást és a hívás eredményét.

Üzleti megkeresések és Apex Lead Rescue

Szűken célzott üzleti megkereséshez kezelhetjük a vállalkozás nevét, nyilvános üzleti e-mail címét, weboldalát, települését, nyilvános telefonszámát, a nyilvánosan feltüntetett tulajdonos vagy vezető nevét és szerepkörét, a forrás címét és dátumát, a relevancia indokát, valamint a kapcsolatfelvétel, válasz, kézbesítés, tiltakozás és letiltás állapotát.

Az adatok forrása a vállalkozás hivatalos nyilvános weboldala vagy más hivatalos nyilvános üzleti jegyzék. Az adatokat a relevancia értékelésére, átlátható egyedi üzleti megkeresésre, a kérések megválaszolására és az ismételt kapcsolatfelvétel megelőzésére használjuk.

A tervezett jogalap a releváns üzletfejlesztéshez fűződő jogos érdekünk a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja alapján, minden külön alkalmazandó elektronikus marketing szabály betartása mellett. A közvetlen üzletszerzés ellen bármikor tiltakozhatsz az üzenetre adott válasszal vagy az adam@apexchatbot.com címen. A tiltakozó címre nem küldünk további marketingüzenetet, és csak az ismételt megkeresés megelőzéséhez szükséges minimális letiltási adatot őrizzük meg.

A nem válaszoló üzleti érdeklődő adatait és a forrás bizonyítékát az utolsó kapcsolatfelvételtől számított legfeljebb 12 hónapig őrizzük. A kézbesítési bizonyíték és a minimális letiltási adat hosszabb ideig megőrizhető, ha ez a tiltakozás tiszteletben tartásához, a megfelelőség igazolásához vagy jogi igény kezeléséhez észszerűen szükséges.

Az Apex Lead Rescue kizárólag vállalkozásoknak szóló, 30 napos pilot. A pilotban használt szalonérdeklődési adatokat minimalizálni kell, és a szalon által létrehozott pszeudonim azonosítókkal kell képviselni. A szalon az adatkezelő, az Apex Chatbot pedig kizárólag dokumentált utasítás alapján eljáró adatfeldolgozó. A pilot belső prioritási listát és tulajdonos által ellenőrzött választervezeteket készít. Nem küld automatikusan üzenetet a szalon ügyfeleinek, és nem hoz automatikusan jogi vagy hasonlóan jelentős döntést.

Miért kezeljük (jogalap)

A szolgáltatás nyújtásához (szerződés teljesítése, GDPR 6. cikk (1) b)).

Tranzakciós e-mailek küldéséhez, pl. üdvözlő e-mail és lead-értesítés (szerződés teljesítése).

Opcionális terméktippek és ajánlatok küldéséhez csak a kifejezett hozzájárulásod után; ezt a beállítást a szolgáltatástól függetlenül bármikor visszavonhatod.

A megbízhatóság és a visszaélések megelőzése érdekében, ideértve a sebességkorlátozást (jogos érdek, 6. cikk (1) f)).

Adatfeldolgozóink

OpenAI (USA): a chatbot-válaszok generálása. A beszélgetés szövege feldolgozásra az OpenAI-hoz kerül.

Supabase (EU, Frankfurt): adatbázis és hitelesítés.

Vercel (EU edge/USA): alkalmazás-hoszting.

Stripe (EU/USA): fizetések és előfizetés-kezelés.

Resend (USA): e-mailek kézbesítése, beleértve az üzemeltetőnek küldött privát demóértesítéseket, amelyek a látogató kérdéseit és a chatbot válaszait is tartalmazhatják. Az e-mail-másolatok a 90 napos demóadatbázistól külön tárolódnak, annak automatikus takarítása nem törli őket; a másolatok törlését az elérhetőségünkön kérheted.

Telnyx (USA/EU): SMS-alapú telefonszám-ellenőrzés és telefonos kapcsolat a kért demóhívásokhoz.

Vapi (USA): a böngészős és telefonos voice demók valós idejű vezérlése.

Soniox (USA vagy beállított EU-s feldolgozási régió): a Hang termék valós idejű beszédfelismerése.

Google és GitHub (csak ha az adott bejelentkezési gombot választod): személyazonosság-ellenőrzés és alap profiladatok a fiókhitelesítéshez.

Microsoft Clarity (csak analitikai hozzájárulás után): hőtérképek és munkamenet-szintű interakciós analitika a nyilvános weboldal javításához. Az érzékeny tartalmak maszkoltak, a hirdetési tárolás pedig tiltott.

Telnyx (USA/globális távközlési hálózat): telefonszámok, hívásirányítás és az opcionális visszahívások SMS-hitelesítése.

Rackhost Zrt. (Magyarország): az apexchatbot.com domain üzleti e-mailjeinek tárhelye és kézbesítése.

Az adatfeldolgozó igénybevétele és a nemzetközi adattovábbítás garanciája az adott szolgáltatás pontos beállításától és a konkrét szolgáltatói jogalanytól függ. Az Apex Lead Rescue esetében a szalon ügyféladatainak kezelése előtt ellenőrizzük és dokumentáljuk az alkalmazandó adatkezelési feltételeket, régiót és adattovábbítási mechanizmust; nem ellenőrzött szolgáltató nem kerülhet be a pilot folyamatába.

Megőrzés

A fiók- és beszélgetésadatokat a fiók aktív ideje alatt őrizzük, a fiók törlése után 30 napon belül töröljük. A hozzájárulás-alapú belső analitikát legfeljebb 13 hónapig, a nyilvános demóaktivitást és a demó-visszahívás biztonsági és kézbesítési naplóit legfeljebb 90 napig őrizzük. A promóciós beállítás és a minimális letiltási adat csak addig marad meg, ameddig a választás teljesítéséhez és az ismételt marketing elkerüléséhez észszerűen szükséges. A nem válaszoló üzleti érdeklődő adatait az utolsó kapcsolatfelvételtől számított legfeljebb 12 hónapig őrizzük. A számviteli bizonylatokat a magyar számviteli törvény szerint 8 évig őrizzük.

Jogaid

Kérheted a hozzáférést, helyesbítést, törlést, korlátozást, adathordozhatóságot, és tiltakozhatsz az adatkezelés ellen. A közvetlen üzletszerzés elleni tiltakozást indokolás nélkül teljesítjük. Írj az adam@apexchatbot.com címre. Panaszt a NAIH-nál tehetsz (naih.hu).

Ha a látogatóid gyakorolják jogaikat a beszélgetés-adatokkal kapcsolatban, adatfeldolgozóként segítünk neked ebben.

Sütik

A bejelentkezéshez elengedhetetlen sütiket használunk. Az opcionális belső analitika csak akkor indul el, ha a süti-sávban elfogadod az analitikát. A döntésedet bármikor módosíthatod; a kikapcsolás törli a helyi analitikai munkamenetet.